Planificando la asistencia a eventos

En los últimos días veo muchos mensajes de “auxilio” antes de una carrera o evento deportivo, del estilo ¿dónde se recoge el dorsal?, ¿a qué hora se sale?, ¿he pagado el seguro?… Para los que tenemos un calendario algunas veces “apretado” de actividades, sí que es verdad que puede llegar a ser un poco agobiante, y para los que cada fin de semana suelen participar en eventos deportivos, debe ser la locura ¿o no?

Como tampoco es cuestión de poner nombres 😉 , voy a resumir lo que yo hago (normalmente), por si a alguien le vale como punto de partida. Sugerencias, mejoras y comentarios son bienvenidos (MUY bienvenidos).

Inicio: me apunto!

Bueno, hemos decidido que vamos a tal o pascual evento, nos rascamos la VISA y ya estamos dentro. Lo primero que hago es hacer una entrada en el calendario con la fecha del evento, y los datos básicos del mismo, incluyendo un recordatorio XX días antes. Normalmente incluyo en la descripción la web de la prueba y un resumen de los datos más importantes (hora de salida, recogida de dorsal, distancia, etc etc…).

En el caso de que la prueba sea fuera de Madrid (mi domicilio), lo segundo y sin esperar mucho, es buscar alojamiento y/o transporte. Dejarlo para el final puede tener importantes consecuencias económicas en nuestro bolsillo. Sin llegar al caso extremo de la B/SS, que a 5 meses del evento no hay alojamiento a 20 km de distancia por menos de 250€.

Con estas cosas ya hechas, ahora sólo queda preparar el entrenamiento e incluir el evento dentro de nuestra planificación (se supone que esto lo has pensado un poco antes, pero si no… from lost to the river, qué leches!)

Orden, orden, orden

Y ahora viene otra cosa que considero importante, que es tener toda la información recogida y organizada, que luego pasa lo que pasa. Los que están acostumbrados a mantener ficheros y trabajar con el ordenador seguramente me dirán ¡pues claro!, pero como mucha gente es un poco… “especial”, pues aquí lo explico y al próximo que pregunte le hago un copy/paste del enlace y que arree.

1. Hacer un directorio en tu ordenador (si es en Dropbox/similar ya es que sois la leche) con la fecha del evento, en formato AAAA-MM-DD_Nombre-evento (si no sabes lo que significa, lo llevas jodido de primeras, pero no abandones todavía, pongo un ejemplo, lechón…) “2012-06-23_GTP-60K”. Cuando ya eres casi “pro”, tendrías algo así…

2. Meter en ese directorio, todos los documentos relativos a esa prueba, ESPECIALMENTE el resguardo de inscripción. Yo suelo añadir boletines informativos, billetes de tren, reservas de hotel, planos, perfiles, tracks, logotipos (para hacer el chorra y crear eventos en FB), etc… todo lo que se te ocurra, pero siempre ahí bien metidito.

3. El email. Normalmente suelo usar Gmail para los registros de eventos y cosas personales, así que todos los correos que te llegan (inscripción, confirmación de pago, información de la carrera, últimas noticias, etc) los ETIQUETO, en mi caso uso ActiveInbox, de manera que puedo buscar los emails de un plumazo desde cualquier sitio.

4. Por si no lo he mencionado antes, tener esa carpeta en un directorio “en la nube” me puede permitir disponer de los documentos antes citados aunque esté a chorrocientosmil kilómetros de casa, que no mola nada llegar a coger (tras 5 años esperando) el dorsal del NYM y ver que te has dejado la inscripción en el taburete del baño mientras soñabas en la carrera.

5. Salvo eventos con bastante logística, suelo tener todo en la misma carpeta, aunque cuando se trata de eventos especiales puedo abrir varias subcarpetas para que aquello no se convierta en un caos.

El día después

Ya has acabado, la adrenalina ha vuelto a su cauce (posiblemente las agujetas sólo te dejan escribir tumbado en la cama), y siguen llegando correos y cosas que quieres guardar: el diploma con tu marca que te recuerda que hay que entrenar más y que escojas el globo adecuado, la lista de clasificados, para ver si el gordo paquete ese que has visto en las fotos ha acabado antes que tú o no, las fotos borrosas que te ha enviado tu prima, o cualquier archivo de recuerdo que se te ocurra. Normalmente las fotos las organizo en subcarpetas, indicando la procedencia.

Y finalmente, pero no menos importante, este directorio lo tengo incluido en mi sistema de COPIAS DE SEGURIDAD… Este tema da para un post entero, pero me imagino que sabéis a lo que me refiero, en caso contrario… CHUNGO! 😉

 

Ahora ya sabéis, comentad, comentad sin piedad! 🙂

2 Comments
  1. icosas 5 años ago
    • jseguir 5 años ago

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